目前，數(shù)字檔案室業(yè)務(wù)建設(shè)的最關(guān)鍵技術(shù)就是檔案管理軟件與辦公自動(dòng)化軟件（OA）的數(shù)據(jù)對(duì)接。呼和浩特市元泰公司的數(shù)字檔案室軟件已經(jīng)具備了數(shù)據(jù)對(duì)接的功能，那么元泰公司的工程師們是怎么實(shí)現(xiàn)的呢？
我們知道，檔案管理軟件與OA都使用數(shù)據(jù)庫(kù)和文件系統(tǒng)來(lái)存儲(chǔ)文件的著錄信息和文件的原件，但兩類(lèi)軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和存儲(chǔ)方法是不一樣的。

OA中的電子文件按照來(lái)源分類(lèi)，分為來(lái)文和發(fā)文，而文件歸檔后，檔案管理軟件按保管期限和年度分類(lèi)，如分為永久、30年和10年，達(dá)不到歸檔要求的文件，還要?dú)w到不歸檔文件之中。

圖1 表示OA中管理的文件。方塊表示OA中管理著的電子文件，這些電子文件有OA規(guī)定的存儲(chǔ)位置，有OA規(guī)定的命名，有OA規(guī)定的目錄格式。

圖1

圖2表示檔案管理軟件管理的文件，方塊就是檔案管理軟件管理著的電子文件，這些電子文件有檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的存儲(chǔ)位置、命名，另外還有檔案目錄。圖中的瓶子里面裝是的不歸檔文件，方塊表示整理好的電子文件，現(xiàn)在也可以稱(chēng)作電子檔案了，方塊下面的紙張表示檔案目錄，目錄上記載著每一個(gè)電子檔案的信息。

圖2