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移交功能解讀

近年,一些機關(guān)單位在移交檔案時遇到了原有的軟件不適應新規(guī)定,目錄格式、軟件功能不符合檔案館要求的情況。元泰軟件與時俱進,開發(fā)了新功能,很好地滿足了移交進館要求。

一、在歸檔文件目錄上增加了檔案開放審核的控制標識

2021年1月1日起實施的新《檔案法》要求“尚未移交進館檔案的開放審核,由檔案形成單位或者保管單位負責,并在移交時附具意見”。從2021年以后,機關(guān)單位向檔案館移交檔案時,需要標注要移交檔案的開放審核情況。國家檔案局第19號令規(guī)定,從2022年8月1日起,向檔案館移交的機關(guān)單位檔案要標明開放、延期開放和提前開放。

自治區(qū)檔案館要求機關(guān)單位在移交檔案時在歸檔文件目錄上增加一列“控制標識”,來標明一份文件是開放、延期開放還是提前開放,針對這個新要求,元泰公司及時增加了新功能,目錄,元泰數(shù)字檔案室信創(chuàng)版能夠完美地打印符合進館要求的歸檔文件目錄,同時保留2000年版和2015年版的歸檔文件目錄格式。下圖是帶有檔案開放審核控制標識的新式歸檔文件目錄,

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二、卷內(nèi)文件目錄的連續(xù)打印功能

案卷文件目錄是一種結(jié)合案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的一種一對多的目錄,具有檢索方便的特點,但由于這種目錄要用到數(shù)據(jù)庫中一對多的查詢方法,導致許多檔案管理軟件只能單獨打印一卷檔案的案卷文件目錄,而不具備連續(xù)打印多卷檔案案卷文件目錄。元泰數(shù)字檔案室信創(chuàng)版近期增加了打印多卷檔案案卷文件目錄的功能,使機關(guān)檔案員在打印案卷文件目錄時不再犯愁。

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三、同OA軟件的數(shù)據(jù)對接功能

現(xiàn)在許多機關(guān)單位購置了辦公自動化軟件(OA),公文流轉(zhuǎn)信息保存在OA中,但因數(shù)據(jù)格式、存儲位置不對稱等原因,OA中的信息很難導入到檔案管理軟件中,不符合國家檔案局關(guān)于存量數(shù)字化,增量電子化的要求。元泰公司近期組織攻關(guān),完成了OA軟件與元泰數(shù)字檔案室信創(chuàng)版的數(shù)據(jù)對接,很好地解決了這個困擾檔案員多年的難題,可以給機關(guān)單位省下大筆的數(shù)字化經(jīng)費。

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