對(duì)檔案整理公司來(lái)說(shuō)，錄入速度是大問(wèn)題。為了提高速度，一些公司在使用電子表格軟件時(shí)，做了數(shù)據(jù)繼承的設(shè)置，編制了公式來(lái)提高錄入速度，但這些方法，還是距高速錄入有一些差距?。為提高錄入速度，元泰數(shù)字檔案室軟件在目錄數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)繼承和全鍵盤操作上下了番功夫，拿出了獨(dú)門絕技。

一、案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄之間傳輸數(shù)據(jù)。

2000年前的文書檔案，還有會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、專業(yè)檔案都是有案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄的，在元泰數(shù)字檔案室軟件中，文件級(jí)目錄和案卷級(jí)目錄能夠相互交換數(shù)據(jù)，從而提高錄入效率。文件級(jí)目錄上的內(nèi)容能反饋到案卷級(jí)目錄上。案卷級(jí)目錄上的起止日期等于文件級(jí)目錄上時(shí)間最早的文件日期到最晚的文件日期，案卷目錄上的件數(shù)等于文件級(jí)目錄的文件數(shù)量，案卷目錄上的密級(jí)等于文件級(jí)目錄上級(jí)別最高的那份文件的密級(jí)。通過(guò)編程，元泰數(shù)字檔案室軟件實(shí)現(xiàn)了案卷級(jí)目錄對(duì)文件級(jí)目錄相關(guān)內(nèi)容的提取和自動(dòng)，上面的數(shù)據(jù)都是能自動(dòng)生成的。
案卷級(jí)目錄上的內(nèi)容能接收到文件級(jí)目錄上。案卷級(jí)目錄上的全宗號(hào)、保管期限、年度等內(nèi)容被文件級(jí)目錄接收，從而節(jié)省錄入時(shí)間。
二、文件級(jí)目錄內(nèi)部的數(shù)據(jù)相互傳輸
在文件級(jí)目錄中，有些數(shù)據(jù)是有內(nèi)在關(guān)聯(lián)關(guān)系的，如保管期限、件號(hào)和檔號(hào)，確定保管期限后，肯定能得出保管期限代碼，再確定件號(hào)后，基本上就肯定能得出檔號(hào)了。元泰軟件設(shè)置了內(nèi)存的邏輯關(guān)系，上面的保管期限代碼、檔號(hào)都是自動(dòng)生成的。

三、繼承操作減少許多錄入勞動(dòng)
在錄入檔案目錄時(shí)，人們會(huì)發(fā)現(xiàn)下一條目錄的許多內(nèi)容和上一樣的，或是接近的。為此，元泰軟件進(jìn)行了一些設(shè)置，提高了錄入速度。用戶錄完一條之后，如果點(diǎn)擊“繼續(xù)錄入”，那么上一條目錄的保管期限、年度、檔號(hào)結(jié)構(gòu)等會(huì)被復(fù)制到下一條的錄入窗口，用戶只需要錄入題名、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)數(shù)就行了，這比使用電子表格軟件拖拽方便多了。
四、全鍵盤操作
現(xiàn)在許多機(jī)關(guān)單位聘請(qǐng)專業(yè)人員來(lái)錄入檔案目錄，專業(yè)錄入人員希望全鍵盤操作，不希望錄一條目錄的時(shí)候，再去點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，在鼠標(biāo)和鍵盤之間切換。元泰數(shù)字檔案室軟件提供了快捷鍵，專業(yè)錄入人員無(wú)需用鼠標(biāo)點(diǎn)擊保存、添加等按鈕，即可用快捷鍵完成相同操作，錄入效率大幅提高。例如，按CTRL+S的快捷鍵，實(shí)現(xiàn)保存功能，按CTRL+A的快捷鍵，實(shí)現(xiàn)添加的功能?？磳I(yè)錄入人員錄入，只聽見鍵盤嘩嘩響，不見停下來(lái)摸鼠標(biāo)，錄入速度當(dāng)然快了。

元泰公司聯(lián)系方法

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使用咨詢，請(qǐng)登錄元泰公司網(wǎng)站 http://shjdn.com/ ，在菜單檔案整理–檔案論壇下提問(wèn)，也可以掃描下面的二維碼，關(guān)注元泰公司的微信公眾號(hào)，在業(yè)務(wù)問(wèn)答欄向檔案專家提問(wèn)。

在這個(gè)時(shí)代，檔案管理專業(yè)的學(xué)生不會(huì)用專業(yè)的檔案管理軟件，那就像在熱兵器時(shí)代學(xué)習(xí)如何使用長(zhǎng)矛一樣。君不見，現(xiàn)在整理檔案時(shí)，已經(jīng)沒有多少人手抄目錄了，檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的目錄格式更多的是規(guī)定計(jì)算機(jī)打印檔案目錄時(shí)應(yīng)該打成什么樣子。有些門類的檔案根本就沒有手工抄寫的檔案目錄，全靠計(jì)算機(jī)來(lái)生成數(shù)據(jù)表，如《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》只提供了數(shù)據(jù)表的格式，根本就沒提傳統(tǒng)意義上的照片檔案目錄格式。
那一個(gè)檔案專業(yè)學(xué)生使用元泰的檔案軟件時(shí)會(huì)看到什么呢？呼和浩特市元泰電子科技有限責(zé)任公司是一家既懂檔案又懂軟件開發(fā)的公司，公司把整理檔案的經(jīng)驗(yàn)和使用檔案軟件的技巧結(jié)合在一起，為全國(guó)的檔案專業(yè)學(xué)生提供規(guī)范的檔案管理軟件，也提供規(guī)范的目錄錄入案例，檔案專業(yè)的學(xué)生登錄網(wǎng)站就能看到規(guī)范的文件收發(fā)、文件傳閱、文件歸檔、文件銷毀等許多檔案業(yè)務(wù)。

一、機(jī)關(guān)的文件流轉(zhuǎn)

許多檔案專業(yè)學(xué)生的第一份工作可能是機(jī)要員，每天收文、發(fā)文、登記、打印閱辦單，如果能在學(xué)校時(shí)就能看看一個(gè)機(jī)關(guān)單位的收發(fā)文過(guò)程，對(duì)理解《文書學(xué)》肯定有幫助。
在元泰數(shù)字檔案室軟件中，一份文件經(jīng)歷收文登記后，可以打印閱辦單，由秘書呈送辦公室主任辦理閱辦范圍。年底，機(jī)要員還可以在軟件中打印收文登記簿，將一年中收到的文件推送給檔案員。

檔案員收到文件目錄后，要在軟件中對(duì)文件的價(jià)值進(jìn)行判斷，有歸檔價(jià)值的，送到預(yù)歸檔一欄；達(dá)不到歸檔價(jià)值，但還需要保留幾年的，送到文件匯編（資料）一欄，生成文件匯編目錄；沒有歸檔價(jià)值的，送到銷毀一欄，打印銷毀目錄。一番操作下來(lái)，使用計(jì)算機(jī)比人工手抄省不少事，少抄不少目錄。

二、檔案的歸檔

在預(yù)歸檔一欄中，檔案員對(duì)預(yù)歸檔目錄中的文件賦予保管期限、年度等屬性，軟件會(huì)自動(dòng)編制件號(hào)、生成檔號(hào)，如果掛接了原文，軟件還能自動(dòng)用檔號(hào)命名原件，并把檔案原件在計(jì)算機(jī)硬盤上移動(dòng)到符合歸檔要求的層次文件夾上。

在歸檔操作中，學(xué)生們還能看到軟件如何查空號(hào)、重號(hào)，練習(xí)各種各樣的檔案檢索，如按題名檢索、按關(guān)鍵詞檢索等。對(duì)將來(lái)要從事檔案數(shù)字化的學(xué)生來(lái)說(shuō)，如何一件一件地批量掛接紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本，如何掛接紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本，發(fā)現(xiàn)重號(hào)的檔案如何處理等，都是可以體驗(yàn)的內(nèi)容。

在打印歸檔文件目錄時(shí)，有2000年版目錄格式和2015年版目錄之分；歸檔文件的檔號(hào)也有兩種格式，以2015年為界。開展開放審核工作后，文件的開放與否如何在目錄上標(biāo)識(shí)，也需要學(xué)習(xí)掌握。

對(duì)有計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)的學(xué)生來(lái)說(shuō)，如何讓辦公自動(dòng)化軟件（OA）導(dǎo)出的文件目錄掛接在檔案軟件目錄上，是一項(xiàng)有挑戰(zhàn)的練習(xí)。學(xué)生可以練習(xí)OA的數(shù)據(jù)表與檔案軟件的數(shù)據(jù)表建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，然后把OA中的電子目錄轉(zhuǎn)化文書檔案預(yù)歸檔目錄，再進(jìn)行歸檔操作，這些在元泰數(shù)字檔案室軟件中都有清晰的體現(xiàn)。

三、數(shù)碼照片檔案的照片組設(shè)置

按照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，數(shù)碼照片檔案是要建立照片組的，可怎么建立照片組，許多學(xué)生沒有親身體會(huì)，在示例的元泰軟件中，公司提供了接近真實(shí)的數(shù)碼照片歸檔案例，大家以學(xué)生身份登錄軟件，就能一目了然，原來(lái)如此。

四、數(shù)碼照片檔案的在線接收

數(shù)碼照片是一種電子文件，目前許多機(jī)關(guān)單位是通過(guò)移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備來(lái)收集和向檔案館移交的，通過(guò)元泰數(shù)字檔案室軟件，大家可以看到，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送、在線寫說(shuō)明的方法比使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備方便多了。請(qǐng)登錄網(wǎng)上的元泰數(shù)字檔案室軟件

元泰公司聯(lián)系方法

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近年，一些機(jī)關(guān)單位在移交檔案時(shí)遇到了原有的軟件不適應(yīng)新規(guī)定，目錄格式、軟件功能不符合檔案館要求的情況。元泰軟件與時(shí)俱進(jìn)，開發(fā)了新功能，很好地滿足了移交進(jìn)館要求。

一、在歸檔文件目錄上增加了檔案開放審核的控制標(biāo)識(shí)

2021年1月1日起實(shí)施的新《檔案法》要求“尚未移交進(jìn)館檔案的開放審核，由檔案形成單位或者保管單位負(fù)責(zé)，并在移交時(shí)附具意見”。從2021年以后，機(jī)關(guān)單位向檔案館移交檔案時(shí)，需要標(biāo)注要移交檔案的開放審核情況。國(guó)家檔案局第19號(hào)令規(guī)定，從2022年8月1日起，向檔案館移交的機(jī)關(guān)單位檔案要標(biāo)明開放、延期開放和提前開放。

自治區(qū)檔案館要求機(jī)關(guān)單位在移交檔案時(shí)在歸檔文件目錄上增加一列“控制標(biāo)識(shí)”，來(lái)標(biāo)明一份文件是開放、延期開放還是提前開放，針對(duì)這個(gè)新要求，元泰公司及時(shí)增加了新功能，目錄，元泰數(shù)字檔案室信創(chuàng)版能夠完美地打印符合進(jìn)館要求的歸檔文件目錄，同時(shí)保留2000年版和2015年版的歸檔文件目錄格式。下圖是帶有檔案開放審核控制標(biāo)識(shí)的新式歸檔文件目錄，

二、卷內(nèi)文件目錄的連續(xù)打印功能

案卷文件目錄是一種結(jié)合案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄的一種一對(duì)多的目錄，具有檢索方便的特點(diǎn)，但由于這種目錄要用到數(shù)據(jù)庫(kù)中一對(duì)多的查詢方法，導(dǎo)致許多檔案管理軟件只能單獨(dú)打印一卷檔案的案卷文件目錄，而不具備連續(xù)打印多卷檔案案卷文件目錄。元泰數(shù)字檔案室信創(chuàng)版近期增加了打印多卷檔案案卷文件目錄的功能，使機(jī)關(guān)檔案員在打印案卷文件目錄時(shí)不再犯愁。

三、同OA軟件的數(shù)據(jù)對(duì)接功能

現(xiàn)在許多機(jī)關(guān)單位購(gòu)置了辦公自動(dòng)化軟件(OA)，公文流轉(zhuǎn)信息保存在OA中，但因數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)位置不對(duì)稱等原因，OA中的信息很難導(dǎo)入到檔案管理軟件中，不符合國(guó)家檔案局關(guān)于存量數(shù)字化，增量電子化的要求。元泰公司近期組織攻關(guān)，完成了OA軟件與元泰數(shù)字檔案室信創(chuàng)版的數(shù)據(jù)對(duì)接，很好地解決了這個(gè)困擾檔案員多年的難題，可以給機(jī)關(guān)單位省下大筆的數(shù)字化經(jīng)費(fèi)。

二、適合多個(gè)平臺(tái)

除了在Windows操作系統(tǒng)下運(yùn)行外，還能運(yùn)行在Linux操作系統(tǒng)上，具體運(yùn)行環(huán)境如下表。

三、技術(shù)路線穩(wěn)健

四、配置靈活，適應(yīng)性強(qiáng)

項(xiàng)目服務(wù)器方案–經(jīng)濟(jì)型 支持500并發(fā)量

項(xiàng)目服務(wù)器方案–優(yōu)化型 支持1000并發(fā)量

在國(guó)家檔案局“增量電子化”的要求下，機(jī)關(guān)OA軟件中的數(shù)據(jù)需要導(dǎo)出來(lái)，實(shí)現(xiàn)與檔案管理軟件的數(shù)據(jù)對(duì)接，再通過(guò)檔案軟件的歸檔操作，最終實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔。機(jī)關(guān)OA軟件（Office Automation）與檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接會(huì)面臨一些難點(diǎn)，下面將列舉部分常見難點(diǎn)以及相應(yīng)的解決對(duì)策：

1.?數(shù)據(jù)格式不兼容。難點(diǎn)在于，不同軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式可能存在差異，導(dǎo)致數(shù)據(jù)對(duì)接的過(guò)程中難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通與共享。解決對(duì)策是進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，將一方軟件的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換為另一方軟件可以接收的格式?？梢蚤_發(fā)相應(yīng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工具，或者通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)格式，讓雙方軟件都采用某種公共的數(shù)據(jù)格式。

2.?數(shù)據(jù)接口不統(tǒng)一。難點(diǎn)在于對(duì)接雙方軟件的接口定義不同，導(dǎo)致數(shù)據(jù)傳輸中無(wú)法找到通用接口進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。解決對(duì)策是進(jìn)行接口標(biāo)準(zhǔn)化，雙方根據(jù)某種共同遵守的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開發(fā)和維護(hù)數(shù)據(jù)接口。可以采用通用的數(shù)據(jù)交換協(xié)議如Web Services或API進(jìn)行對(duì)接。

3.?數(shù)據(jù)更新同步問(wèn)題。難點(diǎn)在于OA軟件與檔案管理軟件數(shù)據(jù)更新時(shí)，兩邊的數(shù)據(jù)同步存在延遲和一致性問(wèn)題，可能導(dǎo)致雙方使用過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤或數(shù)據(jù)丟失。對(duì)此的解決對(duì)策是建立數(shù)據(jù)更新監(jiān)聽或觸發(fā)機(jī)制，一旦某一方軟件的數(shù)據(jù)發(fā)生更改，立即通知另一方更新數(shù)據(jù)。可以采用消息隊(duì)列、數(shù)據(jù)庫(kù)觸發(fā)器等技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)同步。

4.?安全性和隱私問(wèn)題。難點(diǎn)在于，數(shù)據(jù)對(duì)接過(guò)程中，如何確保數(shù)據(jù)的安全性和隱私不被泄露。解決對(duì)策：建立數(shù)據(jù)傳輸加密通道，采用可靠的加密算法進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的加密，同時(shí)，建立相關(guān)的用戶權(quán)限控制策略，限制內(nèi)部不同角色對(duì)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)，確保數(shù)據(jù)安全。

5.?技術(shù)升級(jí)兼容性問(wèn)題。難點(diǎn)在于OA軟件與檔案管理軟件之間的技術(shù)升級(jí)可能導(dǎo)致有關(guān)對(duì)接的軟件或技術(shù)不兼容，進(jìn)而需要重新進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接操作。對(duì)此的解決對(duì)策是，建立軟件升級(jí)跟蹤機(jī)制，確保雙方軟件升級(jí)后，數(shù)據(jù)對(duì)接依然有效。同時(shí)，采用解耦的技術(shù)實(shí)現(xiàn)，保證雙方軟件升級(jí)后對(duì)數(shù)據(jù)對(duì)接關(guān)鍵部分的影響最小。

OA中的電子文件按照來(lái)源分類，分為來(lái)文和發(fā)文，而文件歸檔后，檔案管理軟件按保管期限和年度分類，如分為永久、30年和10年，達(dá)不到歸檔要求的文件，還要?dú)w到不歸檔文件之中。

圖1 表示OA中管理的文件。方塊表示OA中管理著的電子文件，這些電子文件有OA規(guī)定的存儲(chǔ)位置，有OA規(guī)定的命名，有OA規(guī)定的目錄格式。

圖1

圖2表示檔案管理軟件管理的文件，方塊就是檔案管理軟件管理著的電子文件，這些電子文件有檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的存儲(chǔ)位置、命名，另外還有檔案目錄。圖中的瓶子里面裝是的不歸檔文件，方塊表示整理好的電子文件，現(xiàn)在也可以稱作電子檔案了，方塊下面的紙張表示檔案目錄，目錄上記載著每一個(gè)電子檔案的信息。

圖2