對檔案整理公司來說，錄入速度是大問題。為了提高速度，一些公司在使用電子表格軟件時，做了數(shù)據(jù)繼承的設(shè)置，編制了公式來提高錄入速度，但這些方法，還是距高速錄入有一些差距?。為提高錄入速度，元泰數(shù)字檔案室軟件在目錄數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)繼承和全鍵盤操作上下了番功夫，拿出了獨門絕技。

一、案卷級目錄和文件級目錄之間傳輸數(shù)據(jù)。

2000年前的文書檔案，還有會計檔案、科技檔案、專業(yè)檔案都是有案卷級目錄和文件級目錄的，在元泰數(shù)字檔案室軟件中，文件級目錄和案卷級目錄能夠相互交換數(shù)據(jù)，從而提高錄入效率。文件級目錄上的內(nèi)容能反饋到案卷級目錄上。案卷級目錄上的起止日期等于文件級目錄上時間最早的文件日期到最晚的文件日期，案卷目錄上的件數(shù)等于文件級目錄的文件數(shù)量，案卷目錄上的密級等于文件級目錄上級別最高的那份文件的密級。通過編程，元泰數(shù)字檔案室軟件實現(xiàn)了案卷級目錄對文件級目錄相關(guān)內(nèi)容的提取和自動，上面的數(shù)據(jù)都是能自動生成的。
案卷級目錄上的內(nèi)容能接收到文件級目錄上。案卷級目錄上的全宗號、保管期限、年度等內(nèi)容被文件級目錄接收，從而節(jié)省錄入時間。
二、文件級目錄內(nèi)部的數(shù)據(jù)相互傳輸
在文件級目錄中，有些數(shù)據(jù)是有內(nèi)在關(guān)聯(lián)關(guān)系的，如保管期限、件號和檔號，確定保管期限后，肯定能得出保管期限代碼，再確定件號后，基本上就肯定能得出檔號了。元泰軟件設(shè)置了內(nèi)存的邏輯關(guān)系，上面的保管期限代碼、檔號都是自動生成的。

三、繼承操作減少許多錄入勞動
在錄入檔案目錄時，人們會發(fā)現(xiàn)下一條目錄的許多內(nèi)容和上一樣的，或是接近的。為此，元泰軟件進(jìn)行了一些設(shè)置，提高了錄入速度。用戶錄完一條之后，如果點擊“繼續(xù)錄入”，那么上一條目錄的保管期限、年度、檔號結(jié)構(gòu)等會被復(fù)制到下一條的錄入窗口，用戶只需要錄入題名、責(zé)任者、文號、頁數(shù)就行了，這比使用電子表格軟件拖拽方便多了。
四、全鍵盤操作
現(xiàn)在許多機(jī)關(guān)單位聘請專業(yè)人員來錄入檔案目錄，專業(yè)錄入人員希望全鍵盤操作，不希望錄一條目錄的時候，再去點擊一下鼠標(biāo)，在鼠標(biāo)和鍵盤之間切換。元泰數(shù)字檔案室軟件提供了快捷鍵，專業(yè)錄入人員無需用鼠標(biāo)點擊保存、添加等按鈕，即可用快捷鍵完成相同操作，錄入效率大幅提高。例如，按CTRL+S的快捷鍵，實現(xiàn)保存功能，按CTRL+A的快捷鍵，實現(xiàn)添加的功能。看專業(yè)錄入人員錄入，只聽見鍵盤嘩嘩響，不見停下來摸鼠標(biāo)，錄入速度當(dāng)然快了。

元泰公司聯(lián)系方法

官方網(wǎng)站：http://shjdn.com

聯(lián)系郵箱：mail@ytshuju.cn

使用咨詢，請登錄元泰公司網(wǎng)站 http://shjdn.com/ ，在菜單檔案整理–檔案論壇下提問，也可以掃描下面的二維碼，關(guān)注元泰公司的微信公眾號，在業(yè)務(wù)問答欄向檔案專家提問。

在這個時代，檔案管理專業(yè)的學(xué)生不會用專業(yè)的檔案管理軟件，那就像在熱兵器時代學(xué)習(xí)如何使用長矛一樣。君不見，現(xiàn)在整理檔案時，已經(jīng)沒有多少人手抄目錄了，檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的目錄格式更多的是規(guī)定計算機(jī)打印檔案目錄時應(yīng)該打成什么樣子。有些門類的檔案根本就沒有手工抄寫的檔案目錄，全靠計算機(jī)來生成數(shù)據(jù)表，如《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》只提供了數(shù)據(jù)表的格式，根本就沒提傳統(tǒng)意義上的照片檔案目錄格式。
那一個檔案專業(yè)學(xué)生使用元泰的檔案軟件時會看到什么呢？呼和浩特市元泰電子科技有限責(zé)任公司是一家既懂檔案又懂軟件開發(fā)的公司，公司把整理檔案的經(jīng)驗和使用檔案軟件的技巧結(jié)合在一起，為全國的檔案專業(yè)學(xué)生提供規(guī)范的檔案管理軟件，也提供規(guī)范的目錄錄入案例，檔案專業(yè)的學(xué)生登錄網(wǎng)站就能看到規(guī)范的文件收發(fā)、文件傳閱、文件歸檔、文件銷毀等許多檔案業(yè)務(wù)。

一、機(jī)關(guān)的文件流轉(zhuǎn)

許多檔案專業(yè)學(xué)生的第一份工作可能是機(jī)要員，每天收文、發(fā)文、登記、打印閱辦單，如果能在學(xué)校時就能看看一個機(jī)關(guān)單位的收發(fā)文過程，對理解《文書學(xué)》肯定有幫助。
在元泰數(shù)字檔案室軟件中，一份文件經(jīng)歷收文登記后，可以打印閱辦單，由秘書呈送辦公室主任辦理閱辦范圍。年底，機(jī)要員還可以在軟件中打印收文登記簿，將一年中收到的文件推送給檔案員。

檔案員收到文件目錄后，要在軟件中對文件的價值進(jìn)行判斷，有歸檔價值的，送到預(yù)歸檔一欄；達(dá)不到歸檔價值，但還需要保留幾年的，送到文件匯編（資料）一欄，生成文件匯編目錄；沒有歸檔價值的，送到銷毀一欄，打印銷毀目錄。一番操作下來，使用計算機(jī)比人工手抄省不少事，少抄不少目錄。

二、檔案的歸檔

在預(yù)歸檔一欄中，檔案員對預(yù)歸檔目錄中的文件賦予保管期限、年度等屬性，軟件會自動編制件號、生成檔號，如果掛接了原文，軟件還能自動用檔號命名原件，并把檔案原件在計算機(jī)硬盤上移動到符合歸檔要求的層次文件夾上。

在歸檔操作中，學(xué)生們還能看到軟件如何查空號、重號，練習(xí)各種各樣的檔案檢索，如按題名檢索、按關(guān)鍵詞檢索等。對將來要從事檔案數(shù)字化的學(xué)生來說，如何一件一件地批量掛接紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本，如何掛接紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本，發(fā)現(xiàn)重號的檔案如何處理等，都是可以體驗的內(nèi)容。

在打印歸檔文件目錄時，有2000年版目錄格式和2015年版目錄之分；歸檔文件的檔號也有兩種格式，以2015年為界。開展開放審核工作后，文件的開放與否如何在目錄上標(biāo)識，也需要學(xué)習(xí)掌握。

對有計算機(jī)和數(shù)據(jù)庫知識的學(xué)生來說，如何讓辦公自動化軟件（OA）導(dǎo)出的文件目錄掛接在檔案軟件目錄上，是一項有挑戰(zhàn)的練習(xí)。學(xué)生可以練習(xí)OA的數(shù)據(jù)表與檔案軟件的數(shù)據(jù)表建立對應(yīng)關(guān)系，然后把OA中的電子目錄轉(zhuǎn)化文書檔案預(yù)歸檔目錄，再進(jìn)行歸檔操作，這些在元泰數(shù)字檔案室軟件中都有清晰的體現(xiàn)。

三、數(shù)碼照片檔案的照片組設(shè)置

按照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，數(shù)碼照片檔案是要建立照片組的，可怎么建立照片組，許多學(xué)生沒有親身體會，在示例的元泰軟件中，公司提供了接近真實的數(shù)碼照片歸檔案例，大家以學(xué)生身份登錄軟件，就能一目了然，原來如此。

四、數(shù)碼照片檔案的在線接收

數(shù)碼照片是一種電子文件，目前許多機(jī)關(guān)單位是通過移動存儲設(shè)備來收集和向檔案館移交的，通過元泰數(shù)字檔案室軟件，大家可以看到，通過網(wǎng)絡(luò)傳送、在線寫說明的方法比使用移動存儲設(shè)備方便多了。請登錄網(wǎng)上的元泰數(shù)字檔案室軟件

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互聯(lián)網(wǎng)上的檔案管理體驗

為了讓學(xué)生能夠在校期間就體驗到檔案管理軟件的實際應(yīng)用，元泰公司將公司自主開發(fā)的數(shù)字檔案室軟件從傳統(tǒng)的局域網(wǎng)環(huán)境遷移到互聯(lián)網(wǎng)，從而提供了一個全新的在線平臺。

示范數(shù)字檔案，實操體驗升級

互聯(lián)網(wǎng)上的檔案軟件模擬了真實工作環(huán)境中的各種檔案類型和歸檔流程。學(xué)生可以通過瀏覽這些示范檔案目錄，直觀地了解檔案管理軟件的功能和使用方法，從而在實踐中加深對檔案管理知識的理解。訪問方法見下表。

提供練習(xí)區(qū)域，讓學(xué)習(xí)更自由

為了滿足不同學(xué)生的學(xué)習(xí)需求，元泰公司還特別設(shè)立了練習(xí)區(qū)域。在這個區(qū)域中，學(xué)生可以自由地創(chuàng)建、編輯和管理自己的檔案目錄，掛接檔案原件，進(jìn)行各種檔案管理操作的練習(xí)。學(xué)生的練習(xí)權(quán)限將在近期開放。

不同權(quán)限，逐步解鎖

通過元泰檔案管理軟件的實操體驗，學(xué)生將能夠更好地適應(yīng)未來檔案管理的發(fā)展趨勢，為將來的職業(yè)生涯打下堅實的基礎(chǔ)。

其實元泰軟件的權(quán)限體系很復(fù)雜，默認(rèn)的權(quán)限見下表。

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在元泰公司的協(xié)助下，2020年，包頭市檔案館申報的國家檔案局科技項目《五當(dāng)召蒙古文歷史檔案專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)研究》通過驗收，這為今天的合作打下了良好的基礎(chǔ)。近年來，隨著蒙古文現(xiàn)行檔案的增加，雙方把目光轉(zhuǎn)移到了蒙古文現(xiàn)行檔案同漢文現(xiàn)行檔案的協(xié)同管理上，這不僅關(guān)系到文化傳承，而且關(guān)乎到國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

借助《民族國家視域下自主可控的蒙漢雙語數(shù)字檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)新研究》項目的申報，兩家單位將為民族文化的傳承與保護(hù)、科技與文化的融合發(fā)展注入新的活力，開辟更加廣闊的未來。

呼和浩特市元泰電子科技有限責(zé)任公司多年從事檔案信息化、數(shù)字化和檔案室功能提升服務(wù)，近期公司組織專家編寫了課件，向機(jī)關(guān)單位檔案員講解數(shù)碼照片檔案的整理，本課件按照國家檔案局2014年頒布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》來講解，輔以國家檔案局規(guī)范性文件《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，實操性強(qiáng)，易于理解。

軟件業(yè)務(wù)破浪前行。2023年，是元泰公司深化技術(shù)革新、筑牢行業(yè)高地的一年。特別值得一提的是，公司自主研發(fā)的元泰數(shù)字檔案室軟件信創(chuàng)版已經(jīng)成功開發(fā)并且落地應(yīng)用，得到了區(qū)直機(jī)關(guān)、呼和浩特市部分市直機(jī)關(guān)、巴彥淖爾市巡察機(jī)關(guān)等多個單位的肯定。軟件穩(wěn)定、高效、合規(guī)的特點成為競爭中的殺手锏，讓元泰公司在內(nèi)蒙古自治區(qū)專業(yè)檔案整理公司中領(lǐng)先一步。展望2024年，隨著國家檔案局?jǐn)?shù)字檔案館室戰(zhàn)略的深入布局，軟件業(yè)務(wù)將成為元泰公司的重頭戲。公司將服務(wù)更多機(jī)關(guān)單位，承擔(dān)存量檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化和增量檔案電子化任務(wù)，全力拓展公司的業(yè)務(wù)版圖，加速服務(wù)機(jī)關(guān)單位檔案信息化的步伐。

檔案整理服務(wù)順勢提高。在檔案整理領(lǐng)域，元泰公司已經(jīng)贏得了機(jī)關(guān)單位的高度信賴。公司承擔(dān)的多個檔案整理項目均已如期高質(zhì)量完成，尤其是巴彥淖爾市巡察機(jī)關(guān)的檔案整理項目，它不僅涵蓋從現(xiàn)有檔案的整理、數(shù)字化，到軟件安裝與數(shù)字化副本掛接等一系列復(fù)雜工序，更成為了全市巡察檔案整理的示范項目。值得一提的是，區(qū)直某機(jī)關(guān)單位曾因前一家公司整理不規(guī)范而遭遇質(zhì)量事故，最終選擇元泰公司進(jìn)行專業(yè)善后，這不僅是對元泰公司專業(yè)整理能力的認(rèn)可，更是元泰公司做好今后工作的動力。

為了更好地迎接和完成2024年承擔(dān)的各項檔案業(yè)務(wù)，元泰公司已經(jīng)開始在人員培養(yǎng)、銷售渠道擴(kuò)展、軟件開發(fā)和項目實施等多個層面加大投入和力度，全力以赴迎接新一輪的市場挑戰(zhàn)，與時俱進(jìn)，再創(chuàng)佳績。

活動現(xiàn)場，眾多躊躇滿志的年輕求職者匯聚一堂，他們懷揣著對未來的期望，積極向元泰公司的代表咨詢相關(guān)崗位信息，場面熱鬧且充滿活力。這些年輕人的熱情和對崗位的濃厚興趣，加強(qiáng)了元泰公司對人才梯隊建設(shè)的信心。

成立13年的元泰公司，是一家專注為黨政機(jī)關(guān)提供優(yōu)質(zhì)檔案和軟件服務(wù)的企業(yè)。在過去的歲月里，元泰公司憑借專業(yè)的檔案整理服務(wù)，成功協(xié)助許多個黨政機(jī)關(guān)單位整理了大量檔案，全部順利移交進(jìn)館。公司開發(fā)的數(shù)字檔案室軟件，運行在許多重要的黨政機(jī)關(guān)。公司不僅在行業(yè)內(nèi)積累了豐富的經(jīng)驗，更贏得了眾多客戶的信賴與認(rèn)可。

通過參加“春風(fēng)行動”現(xiàn)場招聘會，元泰公司展現(xiàn)出對未來的規(guī)劃和對優(yōu)秀人才的渴求。有了儲備的新鮮力量和經(jīng)驗豐富的團(tuán)隊后，元泰公司將為他們提供完善的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，力求在2024年繼續(xù)為黨政機(jī)關(guān)提供更專業(yè)、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。未來，無論是檔案整理還是軟件應(yīng)用領(lǐng)域，元泰公司都將傾盡全力，服務(wù)黨政機(jī)關(guān)信息化。

不是U盤買不起，只是使用收集表更有性價比，建立在線收集表是一個很好的辦法。在線收集表是一種計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺應(yīng)用，用戶通過掃描二維碼可以登陸平臺，填寫說明，上傳附件，平臺管理人員可以在后臺看到用戶在前臺提交的說明和附件，然后再進(jìn)行下一步的處理。

釘釘、金山文檔、企業(yè)微信等社交軟件都提供了數(shù)據(jù)收集表的服務(wù)，在疫情防控期間，各種收集表大行其道，大大提高了疫情防控的工作效率。企業(yè)檔案員申請建立數(shù)據(jù)收集表，通過配置相關(guān)控件，可以很快生成一個接收數(shù)碼照片的數(shù)據(jù)表。

下面是呼和浩特市元泰電子科技有限責(zé)任公司建設(shè)的數(shù)碼照片收集表，掃描二維碼就可以上傳數(shù)碼照片，寫照片說明，各機(jī)關(guān)單位可以參考，建立自己的數(shù)碼照片收集表。數(shù)碼照片收集上來后，就是整理工作了，數(shù)碼照片的整理要按照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》的要求進(jìn)行。目前，呼和浩特市元泰公司正在舉辦活動，免費為機(jī)關(guān)單位整理一次上傳的數(shù)碼照片，趕快參加活動吧。下圖是元泰公司建立的數(shù)碼照片收集表，可掃描試用。

下圖是數(shù)碼照片收集表運行起來的樣子

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