在這個(gè)時(shí)代，檔案管理專業(yè)的學(xué)生不會(huì)用專業(yè)的檔案管理軟件，那就像在熱兵器時(shí)代學(xué)習(xí)如何使用長(zhǎng)矛一樣。君不見，現(xiàn)在整理檔案時(shí)，已經(jīng)沒有多少人手抄目錄了，檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的目錄格式更多的是規(guī)定計(jì)算機(jī)打印檔案目錄時(shí)應(yīng)該打成什么樣子。有些門類的檔案根本就沒有手工抄寫的檔案目錄，全靠計(jì)算機(jī)來生成數(shù)據(jù)表，如《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》只提供了數(shù)據(jù)表的格式，根本就沒提傳統(tǒng)意義上的照片檔案目錄格式。
那一個(gè)檔案專業(yè)學(xué)生使用元泰的檔案軟件時(shí)會(huì)看到什么呢？呼和浩特市元泰電子科技有限責(zé)任公司是一家既懂檔案又懂軟件開發(fā)的公司，公司把整理檔案的經(jīng)驗(yàn)和使用檔案軟件的技巧結(jié)合在一起，為全國的檔案專業(yè)學(xué)生提供規(guī)范的檔案管理軟件，也提供規(guī)范的目錄錄入案例，檔案專業(yè)的學(xué)生登錄網(wǎng)站就能看到規(guī)范的文件收發(fā)、文件傳閱、文件歸檔、文件銷毀等許多檔案業(yè)務(wù)。

一、機(jī)關(guān)的文件流轉(zhuǎn)

許多檔案專業(yè)學(xué)生的第一份工作可能是機(jī)要員，每天收文、發(fā)文、登記、打印閱辦單，如果能在學(xué)校時(shí)就能看看一個(gè)機(jī)關(guān)單位的收發(fā)文過程，對(duì)理解《文書學(xué)》肯定有幫助。
在元泰數(shù)字檔案室軟件中，一份文件經(jīng)歷收文登記后，可以打印閱辦單，由秘書呈送辦公室主任辦理閱辦范圍。年底，機(jī)要員還可以在軟件中打印收文登記簿，將一年中收到的文件推送給檔案員。

檔案員收到文件目錄后，要在軟件中對(duì)文件的價(jià)值進(jìn)行判斷，有歸檔價(jià)值的，送到預(yù)歸檔一欄；達(dá)不到歸檔價(jià)值，但還需要保留幾年的，送到文件匯編（資料）一欄，生成文件匯編目錄；沒有歸檔價(jià)值的，送到銷毀一欄，打印銷毀目錄。一番操作下來，使用計(jì)算機(jī)比人工手抄省不少事，少抄不少目錄。

二、檔案的歸檔

在預(yù)歸檔一欄中，檔案員對(duì)預(yù)歸檔目錄中的文件賦予保管期限、年度等屬性，軟件會(huì)自動(dòng)編制件號(hào)、生成檔號(hào)，如果掛接了原文，軟件還能自動(dòng)用檔號(hào)命名原件，并把檔案原件在計(jì)算機(jī)硬盤上移動(dòng)到符合歸檔要求的層次文件夾上。

在歸檔操作中，學(xué)生們還能看到軟件如何查空號(hào)、重號(hào)，練習(xí)各種各樣的檔案檢索，如按題名檢索、按關(guān)鍵詞檢索等。對(duì)將來要從事檔案數(shù)字化的學(xué)生來說，如何一件一件地批量掛接紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本，如何掛接紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本，發(fā)現(xiàn)重號(hào)的檔案如何處理等，都是可以體驗(yàn)的內(nèi)容。

在打印歸檔文件目錄時(shí)，有2000年版目錄格式和2015年版目錄之分；歸檔文件的檔號(hào)也有兩種格式，以2015年為界。開展開放審核工作后，文件的開放與否如何在目錄上標(biāo)識(shí)，也需要學(xué)習(xí)掌握。

對(duì)有計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫知識(shí)的學(xué)生來說，如何讓辦公自動(dòng)化軟件（OA）導(dǎo)出的文件目錄掛接在檔案軟件目錄上，是一項(xiàng)有挑戰(zhàn)的練習(xí)。學(xué)生可以練習(xí)OA的數(shù)據(jù)表與檔案軟件的數(shù)據(jù)表建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，然后把OA中的電子目錄轉(zhuǎn)化文書檔案預(yù)歸檔目錄，再進(jìn)行歸檔操作，這些在元泰數(shù)字檔案室軟件中都有清晰的體現(xiàn)。

三、數(shù)碼照片檔案的照片組設(shè)置

按照檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，數(shù)碼照片檔案是要建立照片組的，可怎么建立照片組，許多學(xué)生沒有親身體會(huì)，在示例的元泰軟件中，公司提供了接近真實(shí)的數(shù)碼照片歸檔案例，大家以學(xué)生身份登錄軟件，就能一目了然，原來如此。

四、數(shù)碼照片檔案的在線接收

數(shù)碼照片是一種電子文件，目前許多機(jī)關(guān)單位是通過移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備來收集和向檔案館移交的，通過元泰數(shù)字檔案室軟件，大家可以看到，通過網(wǎng)絡(luò)傳送、在線寫說明的方法比使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備方便多了。請(qǐng)登錄網(wǎng)上的元泰數(shù)字檔案室軟件

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