對檔案整理公司來說，錄入速度是大問題。為了提高速度，一些公司在使用電子表格軟件時，做了數(shù)據(jù)繼承的設(shè)置，編制了公式來提高錄入速度，但這些方法，還是距高速錄入有一些差距?。為提高錄入速度，元泰數(shù)字檔案室軟件在目錄數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)繼承和全鍵盤操作上下了番功夫，拿出了獨(dú)門絕技。

一、案卷級目錄和文件級目錄之間傳輸數(shù)據(jù)。

2000年前的文書檔案，還有會計檔案、科技檔案、專業(yè)檔案都是有案卷級目錄和文件級目錄的，在元泰數(shù)字檔案室軟件中，文件級目錄和案卷級目錄能夠相互交換數(shù)據(jù)，從而提高錄入效率。文件級目錄上的內(nèi)容能反饋到案卷級目錄上。案卷級目錄上的起止日期等于文件級目錄上時間最早的文件日期到最晚的文件日期，案卷目錄上的件數(shù)等于文件級目錄的文件數(shù)量，案卷目錄上的密級等于文件級目錄上級別最高的那份文件的密級。通過編程，元泰數(shù)字檔案室軟件實現(xiàn)了案卷級目錄對文件級目錄相關(guān)內(nèi)容的提取和自動，上面的數(shù)據(jù)都是能自動生成的。
案卷級目錄上的內(nèi)容能接收到文件級目錄上。案卷級目錄上的全宗號、保管期限、年度等內(nèi)容被文件級目錄接收，從而節(jié)省錄入時間。
二、文件級目錄內(nèi)部的數(shù)據(jù)相互傳輸
在文件級目錄中，有些數(shù)據(jù)是有內(nèi)在關(guān)聯(lián)關(guān)系的，如保管期限、件號和檔號，確定保管期限后，肯定能得出保管期限代碼，再確定件號后，基本上就肯定能得出檔號了。元泰軟件設(shè)置了內(nèi)存的邏輯關(guān)系，上面的保管期限代碼、檔號都是自動生成的。

三、繼承操作減少許多錄入勞動
在錄入檔案目錄時，人們會發(fā)現(xiàn)下一條目錄的許多內(nèi)容和上一樣的，或是接近的。為此，元泰軟件進(jìn)行了一些設(shè)置，提高了錄入速度。用戶錄完一條之后，如果點(diǎn)擊“繼續(xù)錄入”，那么上一條目錄的保管期限、年度、檔號結(jié)構(gòu)等會被復(fù)制到下一條的錄入窗口，用戶只需要錄入題名、責(zé)任者、文號、頁數(shù)就行了，這比使用電子表格軟件拖拽方便多了。
四、全鍵盤操作
現(xiàn)在許多機(jī)關(guān)單位聘請專業(yè)人員來錄入檔案目錄，專業(yè)錄入人員希望全鍵盤操作，不希望錄一條目錄的時候，再去點(diǎn)擊一下鼠標(biāo)，在鼠標(biāo)和鍵盤之間切換。元泰數(shù)字檔案室軟件提供了快捷鍵，專業(yè)錄入人員無需用鼠標(biāo)點(diǎn)擊保存、添加等按鈕，即可用快捷鍵完成相同操作，錄入效率大幅提高。例如，按CTRL+S的快捷鍵，實現(xiàn)保存功能，按CTRL+A的快捷鍵，實現(xiàn)添加的功能?？磳I(yè)錄入人員錄入，只聽見鍵盤嘩嘩響，不見停下來摸鼠標(biāo)，錄入速度當(dāng)然快了。

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