在這個時代，檔案管理專業(yè)的學生不會用專業(yè)的檔案管理軟件，那就像在熱兵器時代學習如何使用長矛一樣。君不見，現(xiàn)在整理檔案時，已經(jīng)沒有多少人手抄目錄了，檔案行業(yè)標準中規(guī)定的目錄格式更多的是規(guī)定計算機打印檔案目錄時應(yīng)該打成什么樣子。有些門類的檔案根本就沒有手工抄寫的檔案目錄，全靠計算機來生成數(shù)據(jù)表，如《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》只提供了數(shù)據(jù)表的格式，根本就沒提傳統(tǒng)意義上的照片檔案目錄格式。
那一個檔案專業(yè)學生使用元泰的檔案軟件時會看到什么呢？呼和浩特市元泰電子科技有限責任公司是一家既懂檔案又懂軟件開發(fā)的公司，公司把整理檔案的經(jīng)驗和使用檔案軟件的技巧結(jié)合在一起，為全國的檔案專業(yè)學生提供規(guī)范的檔案管理軟件，也提供規(guī)范的目錄錄入案例，檔案專業(yè)的學生登錄網(wǎng)站就能看到規(guī)范的文件收發(fā)、文件傳閱、文件歸檔、文件銷毀等許多檔案業(yè)務(wù)。

一、機關(guān)的文件流轉(zhuǎn)

許多檔案專業(yè)學生的第一份工作可能是機要員，每天收文、發(fā)文、登記、打印閱辦單，如果能在學校時就能看看一個機關(guān)單位的收發(fā)文過程，對理解《文書學》肯定有幫助。
在元泰數(shù)字檔案室軟件中，一份文件經(jīng)歷收文登記后，可以打印閱辦單，由秘書呈送辦公室主任辦理閱辦范圍。年底，機要員還可以在軟件中打印收文登記簿，將一年中收到的文件推送給檔案員。

檔案員收到文件目錄后，要在軟件中對文件的價值進行判斷，有歸檔價值的，送到預(yù)歸檔一欄；達不到歸檔價值，但還需要保留幾年的，送到文件匯編（資料）一欄，生成文件匯編目錄；沒有歸檔價值的，送到銷毀一欄，打印銷毀目錄。一番操作下來，使用計算機比人工手抄省不少事，少抄不少目錄。

二、檔案的歸檔

在預(yù)歸檔一欄中，檔案員對預(yù)歸檔目錄中的文件賦予保管期限、年度等屬性，軟件會自動編制件號、生成檔號，如果掛接了原文，軟件還能自動用檔號命名原件，并把檔案原件在計算機硬盤上移動到符合歸檔要求的層次文件夾上。

在歸檔操作中，學生們還能看到軟件如何查空號、重號，練習各種各樣的檔案檢索，如按題名檢索、按關(guān)鍵詞檢索等。對將來要從事檔案數(shù)字化的學生來說，如何一件一件地批量掛接紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本，如何掛接紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本，發(fā)現(xiàn)重號的檔案如何處理等，都是可以體驗的內(nèi)容。

在打印歸檔文件目錄時，有2000年版目錄格式和2015年版目錄之分；歸檔文件的檔號也有兩種格式，以2015年為界。開展開放審核工作后，文件的開放與否如何在目錄上標識，也需要學習掌握。

對有計算機和數(shù)據(jù)庫知識的學生來說，如何讓辦公自動化軟件（OA）導(dǎo)出的文件目錄掛接在檔案軟件目錄上，是一項有挑戰(zhàn)的練習。學生可以練習OA的數(shù)據(jù)表與檔案軟件的數(shù)據(jù)表建立對應(yīng)關(guān)系，然后把OA中的電子目錄轉(zhuǎn)化文書檔案預(yù)歸檔目錄，再進行歸檔操作，這些在元泰數(shù)字檔案室軟件中都有清晰的體現(xiàn)。

三、數(shù)碼照片檔案的照片組設(shè)置

按照檔案行業(yè)標準的規(guī)定，數(shù)碼照片檔案是要建立照片組的，可怎么建立照片組，許多學生沒有親身體會，在示例的元泰軟件中，公司提供了接近真實的數(shù)碼照片歸檔案例，大家以學生身份登錄軟件，就能一目了然，原來如此。

四、數(shù)碼照片檔案的在線接收

數(shù)碼照片是一種電子文件，目前許多機關(guān)單位是通過移動存儲設(shè)備來收集和向檔案館移交的，通過元泰數(shù)字檔案室軟件，大家可以看到，通過網(wǎng)絡(luò)傳送、在線寫說明的方法比使用移動存儲設(shè)備方便多了。請登錄網(wǎng)上的元泰數(shù)字檔案室軟件

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